De TOPscan van Brusse & Masselink, de Twentse Advocaten

De TOPscan van Brusse & Masselink, de Twentse Advocaten

De TOPscan, wat is dat?

De TOPscan is een handige tool om ondernemers bewust te maken van de risico’s en valkuilen van het ondernemen. Wij gaan samen met jou om tafel om de juridische huishouding van jouw bedrijf (van A tot Z) in kaart te brengen. Uiteindelijk bepaal je uiteraard zelf wat je met de ingewonnen informatie doet.

Hieronder tref je een opsomming aan van de onderwerpen die aan bod komen tijdens de TOPscan. Uiteraard behandelen we per onderwerp veel meer vragen en aandachtspunten.

Welke onderwerpen komen er aan bod tijdens een TOPscan?

Juridische structuur/organogram

De juridische structuur is eigenlijk de fundering van de onderneming. Is alles goed gedocumenteerd? Denk daarbij aan oprichtingsakte(n), statuten, aandeelhoudersregisters etc. Als bijvoorbeeld het doel van de statuten niet overeenkomt met de feitelijke bedrijfsvoering van de onderneming kunnen besluiten nietig zijn en loop je als bestuurder een aansprakelijkheidsrisico vanwege onbehoorlijk bestuur. Het is derhalve van belang dat deze fundering juridisch klopt en dat je van daaruit verder kunt bouwen aan je onderneming. Daarbij zal ook gekeken worden of de gegevens in het handelsregister, aandeelhoudersregisters en dergelijke nog wel overeenkomen met de werkelijkheid. Het is namelijk belangrijk dat de gegevens kloppen met de feitelijke situatie.

Interne besluitvorming

Bij de interne besluitvorming moet gedacht worden aan notulen van de algemene vergadering, bestuursvergaderingen, managementvergaderingen en Raad van Commissarissen en/of Raad van Toezicht. Als zaken niet goed danwel onvoldoende worden vastgelegd is er een risico, namelijk: nietige besluiten, onbehoorlijk bestuur of bestuurdersaansprakelijkheid.

Interne verhoudingen

Interne verhoudingen is een zeer breed begrip. Het gaat hierbij over uiteenlopende onderwerpen, van managementovereenkomsten tot een onderlinge huurovereenkomst. Het is belangrijk dat ook deze interne verhoudingen goed zijn vastgelegd. Wanneer de interne verhoudingen niet goed zijn vastgelegd kan dat gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering. Denk aan een managementovereenkomst die niet aansluit op een aandeelhoudersovereenkomst. Onduidelijke formuleringen in documenten vormen ook een risico.

Externe verhoudingen
Naast interne verhoudingen heb je uiteraard ook te maken met externe verhoudingen. Het kan hierbij gaan om huurovereenkomsten ten aanzien van een pand dat je huurt of leasecontracten voor voertuigen. Maar denk ook aan (mondelinge) duurovereenkomsten die je hebt gesloten met partijen. Is alles nog up to date? Worden afspraken nageleefd? Welke risico’s loopt jouw onderneming? Wellicht heb je een financiering; hoe zit het dan met de zekerheden die zijn gesteld?
Ook scannen wij de door jou gehanteerde offerte, opdrachtbevestiging en eventuele algemene voorwaarden. Worden de algemene voorwaarden op juiste wijze toegepast? Dit laatste is erg belangrijk.

Werknemers

Heel veel ondernemers onderschatten het belang van een goede basis. Deze goede basis dient ook te gelden ten aanzien van werknemers. Welk soort dienstverbanden bestaan er binnen je onderneming? Is er sprake van een CAO? En hoe zit het met concurrentie- en/of relatiebedingen? Heeft je onderneming reglementen, huisregels of veiligheidsvoorschriften die gelden?

Een werkgever moet zich ook houden aan de geldende Arbowetgeving. Doe je dat niet dan kan dit jou als werkgever duur komen te staan. Uiteraard kunnen we dit bespreken tijdens de TOPscan.

Privacy (AVG)
De laatste jaren is er vanuit de overheid veel aandacht voor de privacy (AVG). Het gevolg daarvan is dat jij als ondernemer dient te voldoen aan allerlei regels om de bescherming van persoonsgegevens te kunnen waarborgen. Dit geldt zowel voor de persoonsgegevens die je offline verwerkt (dus in jouw administratie) als online (persoonsgegevens die je verkrijgt via bijvoorbeeld jouw website). Kent jouw bedrijf de verplichte privacyverklaring en maak je gebruik van het verwerkingsregister?  Wanneer jouw organisatie niet voldoet aan deze regelgeving, dan loop je het risico op een (fikse) geldboete.

Financiën/Administratie

Het is essentieel dat de financiële administratie van een onderneming op orde en up to date is en de jaarrekeningen tijdig gedeponeerd worden. Wanneer de administratie niet correct wordt gevoerd ligt onbehoorlijk bestuur en bestuurdersaansprakelijkheid op de loer. Is er sprake van een fiscale eenheid? Vindt er voldoende en tijdige controle van de boekhouding plaats? Dit zijn allemaal punten die worden besproken tijdens de TOPscan.

Intellectueel Eigendom

Onder het intellectueel eigendomsrecht vallen naast het auteursrecht ook het merkenrecht en handelsnaamrecht. Heb jij je handelsnaam geregistreerd? En hoe zit het met jouw producten, zijn deze beschermd?

Tijdens de TOPscan zullen wij dit met jou bespreken en je voorzien van de informatie die jij nodig hebt zodat jij je hierover geen zorgen hoeft te maken.

Vergunningen
Weet je dat het niet voldoen aan vergunningsverplichtingen onbehoorlijk bestuur met zich mee kan brengen? Daar zit je niet op te wachten. We wijzen je op de risico’s en helpen je, indien je dit wenst, met het aanvragen van de juiste documenten. 

Vragen over de TOPscan?

Bovengenoemde onderwerpen zijn uiteraard niet limitatief. Er zijn nog een tal van andere zaken die aan bod kunnen komen bij de TOPscan. Wil je weten wat de TOPscan voor jou kan betekenen? Met een MKB Rechtshulp abonnement kun je ervoor kiezen om de TOPscan binnen het abonnement te laten plaatsvinden. Top geregeld dus!

De TOPscan is uiteraard ook beschikbaar buiten ons MKB Rechtshulp abonnement om. Voor informatie en tarieven neem je contact op via y.rustenberg@brussemasselink.nl of 0546-542500.

Wil je weten of de TOPscan iets voor jou is?